Thiết bị số hoá tài liệu hay còn biết đến là máy Scan. Đây là công cụ quan trọng trong việc chuyển đổi những tài liệu giấy truyền thống thành định dạng số. Cho phép người dùng lưu trữ và truy cập dễ dàng thông qua máy tính, điện thoại hoặc máy tính bảng. Quá trình số hóa sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm không gian lưu trữ, đồng thời giảm thiểu rủi ro mất thông tin do các tác nhân bên ngoài như (thất lạc, rách, cháy, ẩm ướt…).. Nhận thấy tiềm năng phát triển của thị trường, ngày càng có nhiều công ty cho ra đời máy scan dữ liệu. Mỗi loại sẽ có ưu điểm riêng, các dòng máy mới thường tích hợp thêm các tính năng đi kèm để việc sao chép dữ liệu trở nên nhanh chóng, đơn giản và tiện lợi nhất.
Thiết bị số hoá tài liệu không chỉ đơn thuần là một máy quét thông thường, mà nó còn đi kèm với các tính năng cao cấp như nhận diện ký tự quang học (OCR) để chuyển đổi văn bản in thành văn bản có thể tìm kiếm và chỉnh sửa. Ngoài ra, nhiều thiết bị còn hỗ trợ kết nối mạng và tích hợp các dịch vụ lưu trữ đám mây, cho phép người dùng lưu trữ và truy cập vào tài liệu từ bất kỳ đâu.
Giới thiệu về thiết bị máy scan số hóa tài liệu
Máy scan số hóa tài liệu là một thiết bị được sử dụng để chuyển đổi các tài liệu giấy thành định dạng số. Thông thường, thiết bị này có thể quét và ghi lại hình ảnh, văn bản, tài liệu, áp phích từ các nguồn truyền thống (giữ liệu giấy) và chuyển đổi chúng thành file điện tử. Sau đó, lưu trữ trên mạng máy tính, giúp người dùng dễ dàng truy cập và sử dụng hơn.
Thiết bị máy scan số hóa tài liệu
Máy scan thường có một bề mặt kính phẳng hoặc một bộ cảm biến quang học để quét tài liệu. Một số máy scan số hoá còn được trang bị thêm phần mềm Photoshop của hãng Adobe. Nhờ đó mà người dùng có thể trực tiếp điều chỉnh kích thước file ảnh một cách dễ dàng.
Nguyên lý hoạt động của thiết bị này như sau:
- Bước 1: Người dùng đặt tài liệu cần scan lên bề mặt kính hoặc trên khay đầu vào của máy scan.
- Bước 2: Máy scan sử dụng một bộ cảm biến quang học, thường là CCD (Charge-Coupled Device) hoặc CIS (Contact Image Sensor), để quét và ghi lại hình ảnh tài liệu.
- Bước 3: Thiết bị chiếu ánh sáng xanh qua tài liệu giấy để quét và thu thập thông tin.
- Bước 4: Các điểm ảnh vừa được thu thập sẽ được chuyển đổi thành dữ liệu số.
- Bước 5: Sau khi hình ảnh được số hóa, thiết bị sẽ áp dụng công nghệ để xử lý chất lượng dữ liệu như: cắt lề, xoay, chỉnh sửa màu sắc và làm mờ.
OCR là gì? Vì sao công nghệ OCR lại thực sự cần thiết
Công dụng của thiết bị máy scan số hoá tài liệu tự động
Thiết bị máy scan số hoá tài liệu tự động với rất nhiều ưu điểm
Thiết bị số hoá tài liệu tự động có nhiều công dụng hữu ích trong việc chuyển đổi và lưu trữ thông tin. Bên cạnh đó, còn có các ưu điểm nổi bật sau đây:
- Tiết kiệm không gian: Máy giúp chuyển các tài liệu dạng giấy sang lưu trữ trên máy tính, do đó người dùng không cần phải xây kho cất trữ như cách truyền thống.
- Lưu trữ các dữ liệu quý hoặc các dữ liệu quan trọng: Giờ đây các doanh nghiệp không còn phải lo việc mất, hư hỏng hay thất lạc giấy tờ cần thiết.
- Bảo mật cao: các tài liệu quan trọng có thể được mã hóa và bảo vệ bằng mật khẩu để ngăn chặn truy cập trái phép.
- Dễ dàng tìm kiếm tài liệu: Khi tài liệu được số hoá, người dùng có thể tìm kiếm và truy cập nhanh chóng thông qua chức năng tìm kiếm từ khóa.
- Nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên: Người làm việc không còn tốn thời gian hàng giờ đồng hồ để tìm tài liệu phục vụ cho công việc. Giờ đây chỉ cần gõ từ khóa trên hệ thống là tệp tin sẽ tự động được truy xuất. Bên cạnh đó còn đảm bảo việc lấy đúng hồ sơ cần dùng.
- Khôi phục tài liệu dễ dàng: Người dùng có thể tạo bản sao dự phòng của tài liệu quan trọng và lưu trữ trên nhiều thiết bị hoặc đám mây để đảm bảo an toàn dữ liệu.
Các thiết bị công nghệ số hóa tài liệu chuyên dụng
Trên thị trường có rất nhiều thiết bị số hoá tài liệu, tuy nhiên mỗi loại có ưu và nhược điểm riêng. Sau đây là Top 3 máy quét số chuyên dụng được các doanh nghiệp sử dụng nhiều nhất:
Thiết bị số hoá tài liệu Aura
Máy scan số hoá tài liệu Aura có ưu điểm nhỏ gọn, thông minh. Bên cạnh đó còn kết hợp đèn bàn tiện lợi, giúp người dùng có thể sử dụng trong trường hợp không gian thiếu sáng.
Tính năng của dòng máy này là:
- Độ phân giải cao, tốc độ quét nhanh và khả năng quét 2 mặt tự động.
- Quét được các tài liệu dạng sách dày
- Quét trang đôi và có khả năng tự động tách trang
- Xử lý hình ảnh, tạo ra các tệp tin có định dạng thông dụng như PDF hoặc JPEG
- Kết nối với các thiết bị lưu trữ khác như máy tính hoặc đám mây.
Thiết bị máy scan số hoá tài liệu ET16 Plus
ET16 Plus là máy quét số đa chức năng, thích hợp dùng cho việc số hóa sách, tạp chí và tài liệu có kích thước lớn. Thiết bị này có một bàn phẳng quét rộng và một hệ thống cân bằng tự động để giúp đảm bảo việc quét tài liệu một cách chính xác và dễ dàng.
Tính năng nổi bật của dòng máy ET16 là:
- Độ phân giải cao, khả năng quét 2 mặt tự động
- Quét tài liệu khổ A3 chỉ trong 1.5s
- Trang bị đèn thần chuyên dùng để quét tài liệu bóng
- Tự động xoay, nhận dạng ký tự quang học (OCR) và tạo tệp tin nén.
- Tự động xoá hình ảnh ngón tay
- Có khả năng kết nối với máy tính thông qua cổng USB hoặc kết nối mạng để truyền tải dữ liệu một cách thuận tiện.
Máy scan số hoá OS 12002 Advanced Plus
OS 12002 Advanced Plus là một máy scan số hoá tài liệu chuyên dụng với nhiều tính năng nâng cao. Cụ thể là:
- Thiết bị này có khả năng quét tài liệu với tốc độ cao và độ phân giải lớn.
- OS 12002 Advanced Plus hỗ trợ quét 2 mặt tự động và có khả năng xử lý hình ảnh thông minh để cải thiện chất lượng quét.
- Có thể quét cơ học và quét tự động khi đóng tấm kính máy scan. Kính sẽ tự động mở lên khi quá trình quét hoàn tất.
- Nhận dạng ký tự quang học (OCR) để chuyển đổi văn bản in thành dữ liệu có thể chỉnh sửa được.
- Ánh sáng được điều chỉnh đảm bảo an toàn cho người dùng và không ảnh hưởng đến tài liệu gốc.
Dịch vụ Số hoá tài liệu lưu trữ, quy trình tổng thể
Công ty cung cấp dịch vụ số hoá tài liệu lưu trữ chuyên nghiệp
Hiện nay, nhu cầu chuyển đổi tài liệu sang dạng số đang dần trở thành xu hướng và trở thành hướng đi chung của toàn thể doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc mua mới thiết bị số hóa tài liệu mất khá nhiều chi phí. Bên cạnh đó, công tác sao kê cũng mất rất nhiều thời gian, nếu không cẩn thận trong khâu sao lưu rất có thể dẫn đến hư máy hoặc copy sai thông tin.
Lựa chọn công ty cung cấp dịch vụ số hoá tài liệu lưu trữ chuyên nghiệp
Do đó, phương án tối ưu của các doanh nghiệp ngay lúc này là tìm đến các công ty cung cấp dịch vụ số hoá dữ liệu chuyên nghiệp. Trong đó, MP BPO chính là lựa chọn hàng đầu. Công ty này đã hợp tác với hơn 200.000 doanh nghiệp lớn nhỏ trên cả nước, thực hiển chuyển đổi và sao lưu thành công hàng nghìn dự án. Đặc biệt nhất, khi sử dụng dịch vụ tại đây quý khách hàng sẽ nhận được các cam kết sau:
- Sử dụng thiết bị số hoá tài liệu hiện đại, sao chép nhanh chóng và chính xác nhất
- Đội ngũ hỗ trợ chuyên nghiệp, đảm bảo chuyển đổi toàn bộ dữ liệu sang dạng số đúng thời hạn
- Kiểm tra kỹ càng trước khi nghiệm thu, đảm bảo tài liệu được chuyển đổi đầy đủ, chuẩn xác
- Giá thuê dịch vụ thấp hơn rất nhiều lần so với việc mua máy scan
Đơn giá số hoá tài liệu lưu trữ (2023)
Thiết bị số hoá tài liệu là công cụ hữu ích dùng để chuyển đổi tài liệu dạng giấy sang tài liệu điện tử. Sau đó lưu trữ tất cả các tệp tin này trên hệ thống máy tính, giúp người dùng dễ dàng tra cứu và sử dụng khi cần thiết. Bên cạnh đó, còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí thuê kho cất trữ tài liệu như cách truyền thống. Bên cạnh đó, loại bỏ nguy cơ mất, hư hỏng tài liệu quan trọng như khi dùng dữ liệu giấy.
Tuy nhiên, việc mua mới thiết bị số hoá tài liệu lại mất khá nhiều chi phí đầu tư. Bên cạnh đó, quá trình sao chép cũng đòi hỏi sự chuyện nghiệp và kỹ càng. Nếu không biết cách sử dụng sẽ khiến máy bị hỏng và tài liệu sao chép không chính xác. Chính vì thế, lựa chọn tối ưu của các công ty khi muốn số hóa tài liệu là tìm đến các công ty dịch vụ có chuyên môn cao. Tại đây sẽ có đội ngũ kỹ thuật viên chuyên nghiệp, máy móc hỗ trợ hiện đại. Sẵn sàng giúp bạn thực hiện quy trình chuyển đổi số nhanh chóng và chính xác nhất.
