Xã, phường nên cân nhắc những tiêu chí nào khi lựa chọn nền tảng số phục vụ người dân?

Chuyển đổi số hành chính công đang được triển khai đồng bộ tại cấp xã, phường. Tuy nhiên, không phải nền tảng số nào cũng phù hợp để áp dụng tại cấp cơ sở. Thực tế cho thấy, nhiều xã, phường đã đầu tư các nền tảng số nhưng hiệu quả sử dụng chưa cao. Người dân khó tiếp cận, cán bộ gặp khó khăn trong vận hành, trong khi chi phí đầu tư và duy trì không nhỏ. Nguyên nhân chính không nằm ở công nghệ, mà ở việc lựa chọn nền tảng chưa phù hợp với nhu cầu và điều kiện thực tế.

Vì vậy, trước khi triển khai, xã, phường cần xác định rõ các tiêu chí lựa chọn nền tảng số phục vụ người dân. Việc lựa chọn đúng ngay từ đầu sẽ giúp chuyển đổi số đi vào thực chất, tránh đầu tư dàn trải và nâng cao hiệu quả phục vụ.

Tiêu chí 1: Nền tảng phải dễ tiếp cận với người dân

Tiêu chí quan trọng nhất khi lựa chọn nền tảng số phục vụ người dân là mức độ dễ tiếp cận. Nền tảng chỉ phát huy hiệu quả khi người dân có thể sử dụng ngay mà không gặp rào cản công nghệ.

Ở cấp xã, phường, đối tượng phục vụ rất đa dạng về độ tuổi và khả năng sử dụng công nghệ. Do đó, nền tảng được lựa chọn cần đáp ứng các yêu cầu sau:

• Người dân không phải cài đặt ứng dụng mới
• Không yêu cầu đăng ký hoặc xác thực phức tạp
• Sử dụng thuận tiện trên điện thoại thông minh
• Giao diện đơn giản, dễ hiểu

Những nền tảng đã quen thuộc trong đời sống hằng ngày của người dân có lợi thế rõ rệt về khả năng tiếp cận. Việc triển khai dịch vụ công trên các nền tảng này giúp xã, phường giảm rào cản sử dụng, tăng tỷ lệ người dân tiếp cận và sử dụng dịch vụ số.

Tiêu chí 2: Trải nghiệm sử dụng phải đơn giản, dễ hiểu

Bên cạnh khả năng tiếp cận, trải nghiệm sử dụng là yếu tố quyết định việc người dân có tiếp tục sử dụng nền tảng số hay không. Một nền tảng dù nhiều tính năng nhưng khó thao tác sẽ nhanh chóng bị bỏ qua.

Đối với xã, phường, nền tảng số cần:

• Giao diện rõ ràng, dễ nhìn trên điện thoại
• Ít bước thao tác, không gây nhầm lẫn
• Người dân có thể tự sử dụng mà không cần hướng dẫn trực tiếp

Thực tế cho thấy, người dân thường chỉ dành rất ít thời gian cho các thao tác hành chính trực tuyến. Vì vậy, nền tảng càng đơn giản thì khả năng được sử dụng thường xuyên càng cao. Đây cũng là lý do các mô hình ứng dụng nhỏ, tập trung vào trải nghiệm người dùng, ngày càng được ưu tiên trong chuyển đổi số cấp cơ sở.

Tiêu chí 3: Có khả năng hỗ trợ và tích hợp các dịch vụ phục vụ người dân

Một nền tảng số hiệu quả không chỉ dùng để đăng tải thông tin, mà cần hỗ trợ trực tiếp các nhu cầu của người dân trong quá trình làm việc với chính quyền địa phương.

Các chức năng cơ bản mà xã, phường cần cân nhắc bao gồm:

• Tra cứu thông tin, thủ tục hành chính
• Đăng ký lịch làm việc, dịch vụ công
• Gửi phản ánh, kiến nghị
• Nhận thông báo và nhắc lịch

Nền tảng được lựa chọn cần cho phép tích hợp linh hoạt các chức năng này, phù hợp với nhu cầu thực tế của từng địa phương. Việc tích hợp dịch vụ trên cùng một nền tảng giúp người dân dễ sử dụng, đồng thời giảm áp lực xử lý thủ công cho cán bộ.

Tiêu chí 4: Phù hợp với nguồn lực triển khai tại xã, phường

Khác với cấp tỉnh hoặc bộ, xã, phường thường có nguồn lực hạn chế về nhân sự, ngân sách và hạ tầng công nghệ. Do đó, nền tảng số được lựa chọn cần phù hợp với điều kiện triển khai thực tế.

Cụ thể, xã, phường nên ưu tiên các nền tảng:

• Thời gian triển khai nhanh
• Không yêu cầu hạ tầng CNTT phức tạp
• Chi phí đầu tư và vận hành hợp lý
• Không phụ thuộc nhiều vào đội ngũ kỹ thuật chuyên sâu

Những nền tảng “nhẹ”, có thể triển khai từng bước và mở rộng theo nhu cầu, sẽ giúp xã, phường chuyển đổi số hiệu quả hơn so với các hệ thống lớn, khó vận hành.

Tiêu chí 5: Khả năng tương tác hai chiều và phản hồi kịp thời

Mục tiêu cuối cùng của chuyển đổi số hành chính công là nâng cao chất lượng phục vụ người dân. Vì vậy, nền tảng số cần hỗ trợ tốt tương tác hai chiều giữa chính quyền và người dân.

Một nền tảng phù hợp cần:

• Cho phép người dân gửi phản ánh, kiến nghị dễ dàng
• Giúp cán bộ tiếp nhận và xử lý thông tin nhanh chóng
• Giảm áp lực tiếp nhận trực tiếp tại trụ sở xã, phường

Khi tương tác được thực hiện trên nền tảng quen thuộc với người dân, hiệu quả sẽ càng rõ rệt. Các giải pháp như Zalo Mini App, chạy trực tiếp trên Zalo, cho phép kết hợp thông báo, tra cứu và phản hồi trong cùng một không gian sử dụng, từ đó nâng cao hiệu quả giao tiếp và phục vụ.

Zalo Mini App – nền tảng đáp ứng tốt các tiêu chí phục vụ người dân tại xã, phường

Từ các tiêu chí đã phân tích, có thể thấy xã, phường cần một nền tảng số dễ tiếp cận, dễ sử dụng, linh hoạt và phù hợp nguồn lực. Trong bối cảnh đó, Zalo Mini App là mô hình đáp ứng khá đầy đủ các yêu cầu thực tế của cấp cơ sở.

Zalo Mini App hoạt động trực tiếp trên Zalo – nền tảng đã quen thuộc với phần lớn người dân. Nhờ vậy:

• Người dân không cần cài đặt ứng dụng mới
• Thao tác đơn giản, dễ sử dụng trên điện thoại
• Dễ tiếp cận với nhiều nhóm đối tượng, kể cả người lớn tuổi

Bên cạnh đó, Zalo Mini App cho phép xã, phường:

• Tổ chức thông tin hành chính tập trung, dễ tra cứu
• Tích hợp các tiện ích phục vụ người dân như đăng ký, phản ánh, nhắc lịch
• Triển khai từng chức năng theo nhu cầu thực tế, không gây quá tải hệ thống

Với cách tiếp cận “giải pháp nhẹ”, Zalo Mini App giúp xã, phường chuyển đổi số từ những việc gần dân nhất, nâng cao hiệu quả phục vụ mà vẫn phù hợp điều kiện triển khai tại địa phương.

Với định hướng tập trung vào các giải pháp số phù hợp thực tế hành chính công, BPO.MP hỗ trợ xã, phường trong quá trình:

• Khảo sát nhu cầu thực tế của địa phương
• Tư vấn mô hình Zalo Mini App phù hợp quy mô triển khai
• Triển khai từng bước, dễ vận hành, dễ sử dụng
• Đồng hành để giải pháp được sử dụng hiệu quả trong thực tế

👉 Liên hệ BPO.MP để được tư vấn giải pháp Zalo Mini App phù hợp cho xã, phường, dựa trên nhu cầu thực tế và định hướng chuyển đổi số của từng địa phương.