Quản lý chất lượng thời gian trong công việc nhập liệu
Như bạn đã biết, công việc nhập liệu không đòi hỏi một quy trình đào tạo phức tạp. Tuy nhiên, việc phải xử lý một lượng lớn dữ liệu mỗi ngày và đảm bảo hoàn thành đúng hạn là yếu tố vô cùng quan trọng, đồng thời cũng là một thách thức đối với cả nhân sự nhập liệu lẫn nhà quản lý.
Tại BPO.MP, chúng tôi xin chia sẻ 5 yếu tố giúp các nhà quản lý cũng như nhân viên nhập liệu có phương pháp quản lý thời gian hiệu quả hơn trong công việc nhập liệu dữ liệu.
Tăng tốc độ gõ phím một cách đều đặn – NHẬP LIỆU DỮ LIỆU
Tầm quan trọng của việc gõ phím nhanh là điều không thể phủ nhận, bởi một trong những cách giúp bạn hoàn thành công việc trước thời hạn chính là tăng tốc độ gõ để đảm bảo khối lượng dữ liệu cần nhập được hoàn thành sớm. Từ đó, bạn có thêm thời gian để kiểm tra lại độ chính xác của dữ liệu (David, H. L., 2007). Tại BPO.MP, chúng tôi luôn đào tạo kỹ năng gõ 10 ngón từ những ngày đầu cho đội ngũ nhân viên nhập liệu, đồng thời tổ chức các kỳ kiểm tra định kỳ nhằm nâng cao kỹ năng gõ phím, hỗ trợ tốc độ nhập liệu ngày càng nhanh và chính xác hơn.
Sử dụng phím tắt thay vì chuột
Mỗi lần bạn sử dụng chuột, bạn sẽ mất vài giây, và khi cộng dồn lại có thể lên đến hàng phút, thậm chí hàng giờ (Ryan, K. et al., 2020). Trong dịch vụ nhập liệu biểu mẫu, vài giây là khoảng thời gian vô cùng quý giá. Vì vậy, bạn hoàn toàn có thể tiết kiệm thời gian chỉ bằng cách chuyển sang sử dụng phím tắt. Hầu hết các phần mềm nhập liệu đều có bộ phím tắt riêng. Hãy học, liệt kê, ghi nhớ và tận dụng những phím tắt thường dùng để tay bạn không phải rời khỏi bàn phím quá nhiều – điều này sẽ giúp tốc độ nhập liệu nhanh hơn và tiết kiệm đáng kể thời gian làm việc.
Tổ chức và sắp xếp tệp dữ liệu trên máy tính
Khối lượng dữ liệu cần nhập rất lớn và tốn nhiều thời gian. Vì vậy, việc tổ chức và sắp xếp tệp dữ liệu một cách khoa học là yếu tố then chốt để bạn hoàn thành công việc đúng hạn. Chắc chắn bạn không muốn mất thời gian tìm kiếm những tệp tin bị thất lạc, đúng không? Hãy tạo thư mục riêng biệt và gắn nhãn cho từng tệp dữ liệu, đồng thời lưu trữ đầy đủ các nguồn thông tin liên quan phục vụ cho việc nhập liệu từng tệp. Việc này không chỉ giúp bạn dễ dàng tìm thấy tệp cần thiết, mà còn hỗ trợ cập nhật dữ liệu nhanh chóng hơn về sau. Nhờ đó, bạn có thể tiết kiệm được rất nhiều thời gian mỗi lần thực hiện công việc nhập liệu.
Thiết lập khung giờ làm việc cố định
Dịch vụ nhập liệu dữ liệu là một công việc linh hoạt, bạn hoàn toàn có thể làm tại nhà miễn là đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn. Tuy nhiên, chính tính chất tự do của công việc nhập liệu có thể dẫn đến sự trì hoãn, không tuân thủ lịch trình cố định, làm chậm tiến độ nhập liệu và kéo dài thời gian hoàn thành công việc. Vì vậy, tốt nhất bạn nên thiết lập lịch làm việc như khi đang làm tại văn phòng, tránh tạo cảm giác “đang làm việc tại nhà”. Hoặc, bạn cũng có thể xây dựng khung giờ làm việc theo thời gian biểu cá nhân yêu thích, nhưng cần đảm bảo thời gian cố định và đủ để hoàn thành yêu cầu công việc. Cách làm này sẽ giúp hạn chế tối đa tình trạng trì hoãn kéo dài trong quá trình xử lý dữ liệu.
Ưu tiên công việc
Khi thuê ngoài dự án nhập liệu, các dự án thường đa dạng từ đơn giản đến phức tạp, dẫn đến thời gian hoàn thành mỗi dự án là khác nhau. Do đó, việc lập danh sách công việc theo thứ tự ưu tiên là cực kỳ cần thiết, đảm bảo mỗi dự án được xử lý theo đúng mức độ quan trọng và tính cấp bách. Bạn nên sắp xếp mức độ ưu tiên từ cao đến thấp dựa trên độ phức tạp và thời hạn của từng dự án nhập liệu. Điều này sẽ giúp bạn quản lý thời gian thực hiện dự án một cách tối ưu nhất.
Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, thành thạo kỹ năng chuyên môn và tràn đầy kinh nghiệm, Công ty TNHH BPO.MP tự hào là công ty nhập liệu uy tín phấn đấu trở thành công ty nhập liệu tốt nhất cung cấp các dịch vụ nhập dữ liệu thuê online chất lượng hàng đầu với giá cả cạnh tranh, thỏa mãn mọi nhu cầu của khách hàng.
Dịch vụ thuê ngoài quy trình kinh doanh (BPO) hay dịch vụ thuê ngoài BPO là thực sự cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp.
Các dịch vụ công ty BPO.MP cung cấp:
– Số hóa tài liệu
– Nhập liệu và xử lý dữ liệu
– Đào tạo cho AI – Trí tuệ nhân tạo
– Gán nhãn dữ liệu
– Gia công tài chính – kế toán
– Viết Content
– Gia công và xử lý ảnh DTP
– Biên – Phiên dịch
– Giới thiệu nhân sự
Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ qua Hotline: +84 931 939 453 hoặc gửi email về địa chỉ: info@mpbpo.com.vn
